Hoe data-analyse van uw douane-aangiften leidt tot verbeterslag

Tool die geautomatiseerd data inleest en controles uitvoert biedt uitkomst

Taxsample heeft een no-nonsense analysetool tool ontwikkeld waarmee de GPA (Geautomatiseerde periodieke aangifte) op een efficiënte wijze kan worden gecontroleerd.

door Willem Veldhuizen RE

Wanneer u douane-aangifte heeft gedaan middels het aangiftesysteem AGS en een periodieke samenvatting van deze aangifte wordt verkregen van uw douane-expediteurs of van de Douane, dan kan de controle hierop worden gebaseerd.

Basis validaties aangifte

De basiscontroles die zijn opgenomen in onze tool richten zich op de materiele volledigheid, tijdigheid en samenhang van de in de aangifte opgenomen gegevens. Wij koppelen onjuiste vermeldingen, onjuiste of incomplete berekeningen of inconsistenties tussen de velden per aangifteveld terug, waardoor toekomstige aangifte juist en volledig kunnen worden ingediend.

Fiscale beoordeling goederencodes, percentage, etc.

Hierbij controleren wij op het gebruik van niet bestaande goederencodes en onjuiste percentages, alsook het (mogelijk) van toepassing zijn van anti-dumping- / antisubsidie- en andere handelspolitieke maatregelen. Wij signaleren inconsistenties in de berekening van de douanewaarde en geven aan waar mogelijke besparingen kunnen worden gerealiseerd, door goederen te betrekken uit landen en gebieden waarvoor preferentiële tarieven gelden.

Onze ervaren douanespecialist Ton Bendermacher beoordeelt de uitkomst van de geautomatiseerde analyses nauwgezet en koppelt zijn bevindingen puntsgewijs in een rapport aan u terug.

Voor het bouwen van de data-analysetool voor Douane hebben wij gebruik gemaakt van de expertise van Young Mavericks. In het Gastblog van Bas de Jonge werkt hij dat ontwikkelproces verder uit (zie hierna).

Gast Blogger Bas de Jonge, Data Scientist bij Young Mavericks legt uit

Aanleiding ontwikkelingen Douane

In de huidige maatschappij is het vrijwel onmogelijk om je als bedrijf te onttrekken aan de toenemende automatisering. Niet alleen commerciële ondernemingen: ook de Douane ontkomt er niet aan. Op verzoek van Taxsample en TB Customs Consultancy ontwikkelde Young Mavericks een tool om een enorme reeks uitdagingen - van groeiende handel in goederen, steeds gecompliceerdere in- en uitvoerprocessen, nieuwe importheffingen, handelsbelemmerende maatregelen, waaronder ook de Brexit - het hoofd te bieden.

Bij de in- en uitvoer van goederen komen veel regels kijken, die netjes nageleefd moeten worden. Een onjuiste aangifte van een bedrijf kan namelijk leiden tot een te hoge afdracht, naheffing, boete of zelfs strafrechtelijke vervolging. Voor een juiste afdracht van rechten - in lijn met eventuele handelspolitieke maatregelen en binnen een redelijke termijn zonder vertraging - is een juiste, tijdige en volledige aangifte essentieel. Samen met Taxsample hebben wij een tool ontworpen die helpt bij de controle van de juistheid van aangiften en die advies geeft over mogelijke verbeteringen van het aangifteproces.

Toewerken naar klantgerichte oplossingen

Samen met Taxsample werkt Young Mavericks al geruime tijd aan het vinden van klant-specifieke oplossingen. Door intensief contact te onderhouden met zowel klanten, gebruikers als stakeholders zorgen wij ervoor dat we tot het beste product en met de juiste oplossing komen. Eenzelfde proces gingen wij door bij het ontwikkelen van de tool voor de Douane. Het is hierbij belangrijk om te weten dat bedrijven maandelijks hun in- en uitvoer van goederen aan de Douane rapporteren. Zoals gezegd is het essentieel dat deze rapportages foutloos zijn, om de eerder genoemde consequenties te voorkomen. Duidelijk is dus dat alle partijen gebaat zijn bij een mogelijkheid om de juistheid van rapportages te toetsen en om geconstateerde onjuistheden snel en efficiënt te herstellen.

Om dit complexe probleem op te lossen kwamen TB Customs Consultancy en Taxsample bij Young Mavericks uit. Dit leidde tot een op het eerste gezicht misschien onwaarschijnlijke, maar in de praktijk ideale driehoekssamenwerking: de specifieke domeinkennis van TB Customs Consultancy in combinatie met de expertise van Taxsample en Young Mavericks op het gebied van Tax Data Science en data-gedreven oplossingen. Onze werkwijze binnen dit proces was gebaseerd op Design Thinking: een methode waarbij wij aan de hand van korte cycli, duidelijk uitgesproken verwachtingen, veelvuldig overleg en tussentijdse resultaatbesprekingen op snelle en efficiënte wijze het gewenste resultaat konden bereiken.

Stapsgewijs tot de kern komen

Om tot de beste oplossing voor de gebruiker te komen is het allereerst belangrijk om jezelf in diens schoenen te verplaatsen. Binnen Design Thinking wordt deze stap ook wel ‘empathize’ genoemd. Aan de hand van verschillende sessies brachten wij de huidige problemen en verbeterpunten in kaart. Uit deze sessies bleek dat de complexe processen en systemen resulteerden in grote uitdagingen voor de gebruikers – bedrijven – in het correct aangeven van hun aangiften van in- en uitvoer. Hun grootste wens? De mogelijkheid om een validatiecheck te doen vóórdat de aangiften bij de Douane worden ingediend.

Na de wensen en eisen van gebruikers te hebben geduid, gingen wij over tot stap twee: ‘define’, de kern van het probleem ontrafelen. Naast het gebrek aan de mogelijkheid voor een validatiecheck kwam er een ander probleem aan het licht: bedrijven maakten nog onvoldoende of geen gebruik van de indicaties in hun data om bepaalde verbeteringen door te voeren. Een gemiste kans, want hun data kan een belangrijke leidraad vormen bij het verbeteren van importprocessen en het besparen op bijvoorbeeld importheffingen. Hoog tijd dus om hier verandering in te brengen.

Klantgerichte oplossingen en prototypes testen

Tijdens stap drie, ‘ideate’, richtten wij ons op het bedenken van nieuwe oplossingen. Hiervoor organiseerde Young Mavericks een gezamenlijk overleg waarin wij de mogelijke oplossingsrichtingen onderzochten. Vanuit onze vooraf duidelijk geformuleerde doelstellingen kozen we ervoor om ons in eerste instantie te richten op de realisatie van een validatiecheck.

De volgende stap, ‘prototype’, was het moment waarop de ontwikkeling van het eindproduct van start gingen. In deze fase van Design Thinking worden nieuwe ideeën getest en wordt gekeken of deze de problemen oplossen en voldoen aan de behoeften van de klant. In korte cycli werken we zo stap voor stap toe naar een werkend prototype om de haalbaarheid aan te tonen en de klanten een eerste versie te kunnen presenteren. Met elke iteratie wordt het prototype uitgebreid en verbeterd.

Vervolgens is het zaak om het prototype te testen, om zo het best mogelijke eindproduct neer te zetten. Communicatie met alle betrokken partijen is hierbij erg belangrijk. Aan de hand van duidelijke feedback – gebaseerd op verwachtingen en behoeften – kunnen wij zo het prototype perfectioneren.

De diepte in

Om de validatiecontrole mogelijk te maken heeft Young Mavericks verschillende scripts geschreven met uiteenlopende functies, gericht op het inlezen en automatisch genereren (scrapen) van online gegevens. Op basis van de controles die de Douane afneemt, hebben wij een methode ontwikkeld die gebruikers per aangifteregel inzicht geeft in het aantal controles waaraan niet wordt voldaan. Hierdoor kunnen verbetering tijdig worden toegepast – en nadelige gevolgen worden voorkomen.

Tijdens het ontwikkelen van de validatiecheck is ook gekeken naar adviesmogelijkheden wat betreft verschillende transactie en al dan niet verklaarbare kosten. Met onze tool krijgt de gebruiker een melding als er sprake is van een afwijkend percentage voor een specifiek type transactie en wordt geanalyseerd of er bijvoorbeeld landen zijn met een gunstiger tarief. Met al deze resultaten voorziet de specialist het bedrijf uiteindelijk van advies en een passende strategie.

Snel en goed maatwerk leveren

Dankzij onze stapsgewijze aanpak – van ‘emphatize’ tot ‘prototype’ – konden wij in zeer korte tijd een tool te ontwikkelen die geautomatiseerd data inleest en controles uitvoert. Met het eindresultaat kunnen douanespecialisten vanaf nu klanten voorzien in hun behoefte aan controle en hen daarnaast advies op maat geven. Onze laagdrempelige, snelle werkwijze resulteerde in een werkend prototype dat met de feedback van alle betrokkene partijen kon worden getest en geperfectioneerd. Young Maverick is trots dat samen met Taxsample en TB Customs Consultancy een unieke tool is ontwikkeld, die klanten zoals Fokker helpt bij de verbeteren van hun aangifteproces.

Vragen? Neem contact op!

Bent u douanespecialist of bent u op een andere manier verantwoordelijk voor het naleven van de regels die komen kijken bij im- en export? Neem dan gerust contact met mij op als u vragen heeft.